المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية: ماذا تعني لمنشاتك
فريق مكين ·
الفوترة الالكترونية في المملكة تطبق على مرحلتين. الاولى غيرت طريقة اصدار الفاتورة. والثانية تغير طريقة وصولها الى الهيئة: برنامجك يتصل بمنصة فاتورة ويرسل اليها الفواتير. هذا المقال يشرح ما تعنيه المرحلة الثانية لمنشاتك، وما تجهزه قبل موعدك، وكيف تتجنب رفض الفواتير.
المرحلتان باختصار
المرحلة الاولى (الاصدار) بدات في ٤ ديسمبر ٢٠٢١. الزمت المنشات الخاضعة للضريبة باصدار الفواتير وحفظها الكترونيا من نظام مطابق، مع رمز QR في الفاتورة المبسطة، ومنعت الفواتير المكتوبة يدويا والتعديل بعد الاصدار.
المرحلة الثانية (الربط والتكامل) بدات من ١ يناير ٢٠٢٣ وتطبق على موجات. فيها يرتبط نظام الفوترة بمنصة فاتورة، وتصدر الفاتورة بصيغة XML موقعة، وترسل الى الهيئة بطريقة تختلف بحسب نوعها.
الفاتورة الضريبية والمبسطة: اعتماد وابلاغ
المرحلة الثانية تفرق بين نوعين:
- الفاتورة الضريبية (بين المنشات غالبا): تمر بالاعتماد (clearance). يرسلها برنامجك الى المنصة، فتتحقق منها وتختمها، ثم تسلمها للمشتري. لا تسلم قبل الاعتماد.
- الفاتورة المبسطة (للافراد غالبا): تمر بالابلاغ (reporting). تسلمها للعميل فورا، ثم يبلغ بها برنامجك المنصة خلال ٢٤ ساعة من اصدارها.
ونوع الفاتورة يحدده المشتري لا مبلغها: المشتري المسجل في الضريبة يصدر له فاتورة ضريبية برقمه الضريبي، والفرد يصدر له فاتورة مبسطة. والاشعار الدائن والمدين يتبعان نوع الفاتورة الاصلية ويذكران سببهما.
الموجات واشعار الهيئة
لا تطبق المرحلة الثانية على الجميع في يوم واحد. الهيئة تختار المنشات على موجات بحسب حجم الايرادات، وتبلغ كل منشاة بموعد ربطها مسبقا. وتنص قواعد الهيئة على ان يكون الاشعار قبل الموعد بستة اشهر على الاقل.
راجع بريدك المسجل في الهيئة وحسابك في بوابة فاتورة. ولا تنتظر اخر شهر: الربط نفسه سريع، لكن تجهيز البيانات والتدريب ياخذ وقتا. والمواعيد ومعايير كل موجة تعلن في موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فهي المرجع لا هذا المقال.
ما الذي تجهزه منشاتك
- نظام فوترة مطابق يدعم المرحلة الثانية: صيغة XML، والتوقيع، وسلسلة التجزئة، وعداد الفواتير.
- بيانات المنشاة كاملة: الاسم والرقم الضريبي والسجل التجاري والعنوان الوطني (رقم المبنى والشارع والحي والمدينة والرمز البريدي).
- بيانات العملاء من المنشات: الرقم الضريبي لكل عميل مسجل، وعنوانه. نقص هذه البيانات من اكثر اسباب الرفض.
- صلاحية الدخول لبوابة فاتورة لشخص مسؤول في المنشاة، فهو من يصدر رمز التفعيل.
- اجراء للتصحيح: لا تعديل ولا حذف لفاتورة صدرت. التصحيح باشعار دائن او مدين يشير الى الفاتورة الاصلية.
- تدريب الفريق على قراءة حالة الفاتورة والتعامل مع الرفض.
كيف يتم الربط خطوة بخطوة
- تدخل بوابة فاتورة بحساب منشاتك، وتصدر رمز تفعيل لمرة واحدة (OTP). صلاحية الرمز قصيرة، فاستعمله مباشرة.
- تدخل الرمز في برنامج الفوترة. البرنامج ينشئ مفتاحا خاصا بمنشاتك وطلب شهادة (CSR) ويرسله الى المنصة.
- تصدر المنصة شهادة امتثال (Compliance CSID). ثم يرسل البرنامج فواتير اختبار يطلبها نظام الهيئة للتحقق من المطابقة.
- بعد نجاح الاختبارات تصدر شهادة الانتاج (Production CSID). بها يوقع البرنامج كل فاتورة ويرسلها.
- من هنا كل فاتورة تحمل عدادا متسلسلا، وتجزئة الفاتورة السابقة، وتوقيعا. فتتكون سلسلة لا يمكن حذف حلقة منها دون ان يظهر.
الشهادة مرتبطة برقمك الضريبي ووحدة الفوترة التي سجلتها. فالربط لكل منشاة بحسابها، لا لمزود البرنامج بالنيابة عن عملائه. وللشهادة مدة صلاحية تجدد قبل انتهائها.
اسباب رفض الفواتير الشائعة
المنصة ترد على كل فاتورة: مقبولة، او مقبولة مع تحذيرات، او مرفوضة مع رمز الخطا. ومن اشهر اسباب الرفض:
- بيانات المشتري ناقصة او خاطئة في الفاتورة الضريبية: رقم ضريبي غير صحيح، او عنوان بلا رقم مبنى او رمز بريدي صحيح.
- عدم تطابق الحسابات: مجموع البنود لا يساوي الاجمالي، او ضريبة البند لا تطابق نسبته بعد التقريب.
- تجزئة او توقيع غير صحيح: خطا في حساب تجزئة الفاتورة، او في سلسلة الفاتورة السابقة، او شهادة منتهية او لا تطابق المفتاح.
- تكرار: فاتورة ارسلت سابقا بالمعرف نفسه.
- تاريخ او وقت غير منطقي، مثل فاتورة بتاريخ مستقبلي.
- اشعار دائن او مدين بلا مرجع للفاتورة الاصلية او بلا سبب.
التحذيرات لا تمنع قبول الفاتورة، لكن عالجها قبل ان تصبح اخطاء. والفاتورة المرفوضة لا تعد فاتورة صحيحة: صحح السبب واصدر فاتورة جديدة.
الاشعار الدائن والمدين
في المرحلة الثانية لا تعدل الفاتورة ولا تلغى بعد اصدارها. اذا اخطات في مبلغ، او رد العميل جزءا من البضاعة، او منحته خصما لاحقا، تصدر اشعارا دائنا ينقص الفاتورة. واذا احتجت زيادة مبلغها تصدر اشعارا مدينا. وكل اشعار يشير الى رقم الفاتورة الاصلية ويذكر سببه، ويرسل الى المنصة مثل الفاتورة تماما.
الاشعار يدخل في اقرار الفترة التي صدر فيها. فالاشعار الدائن ينقص ضريبة المخرجات، والمدين يزيدها.
ما الذي يتغير في عملك اليومي
بعد الربط تتغير امور صغيرة لكنها مهمة:
- لا فاتورة ضريبية خارج البرنامج. اي فاتورة تكتب في Excel او Word لن تصل المنصة ولن تعتمد.
- بيانات العميل قبل الفاتورة. عميل المنشات يدخل برقمه الضريبي وعنوانه الوطني قبل اول فاتورة له.
- متابعة الحالة. شخص في المنشاة يراجع الفواتير المرفوضة يوميا ويعالجها.
- التسلسل لا ينكسر. لا ارقام مكررة ولا فجوات في تسلسل الفواتير وعدادها.
الحفظ والارشفة
الفاتورة الالكترونية تحفظ الكترونيا، بصيغتها التي اعتمدت او ابلغ بها. اختر برنامجا يحفظ ملف XML لكل فاتورة مع رد المنصة، ويسمح بتنزيله وقت الحاجة، ولا يعتمد على نسخة PDF وحدها. ومدد الحفظ النظامية منشورة في انظمة الهيئة.
كيف يتعامل مكين مع المرحلة الثانية
في مكين للمحاسبة والفوترة صممنا الربط ليكون خطوة واحدة من جهتك:
- تنسخ رمز OTP من بوابة فاتورة وتلصقه في مكين. ومكين يجري اختبارات الهيئة ويحصل على شهادة منشاتك.
- كل فاتورة تصدرها ترسل تلقائيا: الضريبية للاعتماد، والمبسطة للابلاغ.
- حالة كل فاتورة امامك: معتمدة، مبلغة، او مرفوضة مع سببها كما ردت به الهيئة.
- الفاتورة المرفوضة لا تدخل دفتر القيود ولا اقرار ضريبة القيمة المضافة، فلا تختلف ارقامك عن ارقام الهيئة.
- الاشعار الدائن والمدين يصدر من الفاتورة الاصلية بسبب مكتوب.
- بيانات منشاتك تبقى داخل المملكة، والربط باسم منشاتك ورقمها الضريبي.
الخلاصة
المرحلة الثانية تنقل الفاتورة من مستند تحفظه الى مستند تراه الهيئة لحظة اصداره او خلال يوم. جهز بياناتك وبيانات عملائك مبكرا، واختر برنامجا يعرض لك حالة كل فاتورة، وتعامل مع الرفض كجزء عادي من العمل. وللتفاصيل الرسمية والادلة الفنية ارجع الى موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ولحساب ضريبة مبلغ بسرعة استعمل حاسبة ضريبة القيمة المضافة.