كيف تصدر فاتورة ضريبية صحيحة في السعودية

الفاتورة في السعودية ليست ورقة تثبت البيع فقط. هي مستند ضريبي له شكل محدد وحقول الزامية. والخطا فيها قد يعني رفضها من المنصة، او خلافا مع العميل، او فرقا في اقرار الضريبة.

هذا المقال لاصحاب المنشات الصغيرة والمحاسبين. يشرح الفرق بين الفاتورة الضريبية والمبسطة، وما يجب ان تحتويه الفاتورة، واشهر الاخطاء، وكيف تصحح فاتورة صدرت. وفي اخره قائمة فحص تراجع بها اي فاتورة قبل ارسالها.

فاتورة ضريبية ام مبسطة؟

في الفوترة الالكترونية نوعان من الفواتير. ونوع الفاتورة يحدده المشتري لا قيمة الفاتورة:

• الفاتورة الضريبية تصدر عند البيع لمنشاة اخرى (B2B). تحمل اسم المشتري ورقمه الضريبي اذا كان مسجلا، وعنوانه. والمشتري يحتاجها ليخصم ضريبة مشترياته في اقراره.
• الفاتورة المبسطة تصدر عند البيع للافراد غالبا (B2C)، مثل فاتورة المتجر او المطعم. لا تلزم فيها بيانات المشتري، وتحمل رمز QR.

فاذا طلب منك عميل من الشركات فاتورة، اساله عن رقمه الضريبي وعنوانه الوطني قبل الاصدار. ولا تصدر له مبسطة لتختصر الوقت، لانه لن يستطيع خصم ضريبتها.

الحقول الالزامية في الفاتورة الضريبية

القائمة الرسمية الكاملة في لائحة الفوترة الالكترونية وادلتها على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وهذه الحقول الاساسية التي تراها في كل فاتورة ضريبية صحيحة:

بيانات البائع

• اسم المنشاة كما هو مسجل.
• الرقم الضريبي للبائع.
• العنوان: رقم المبنى والشارع والحي والمدينة والرمز البريدي.

بيانات المشتري

• اسم المشتري.
• رقمه الضريبي اذا كان مسجلا في الضريبة.
• عنوانه، بالتفصيل نفسه المطلوب للبائع.

بيانات الفاتورة

• رقم الفاتورة: رقم تسلسلي فريد، بلا تكرار ولا فجوات.
• تاريخ الاصدار ووقته.
• تاريخ التوريد، اذا اختلف عن تاريخ الاصدار.
• العملة: الريال السعودي. واذا كانت الفاتورة بعملة اخرى تظهر الضريبة بالريال.

البنود والمبالغ

• وصف كل سلعة او خدمة، والكمية، وسعر الوحدة.
• الخصم ان وجد.
• نسبة الضريبة لكل بند ومبلغها. واذا كان البند معفى او بنسبة صفر يذكر سبب ذلك.
• الاجمالي قبل الضريبة، ومجموع الضريبة، والاجمالي شاملا الضريبة.

رمز QR

رمز QR الزامي في الفاتورة المبسطة من المرحلة الاولى. وفي المرحلة الثانية تحمله الفاتورتان، ويولده نظام الفوترة لا يرسم يدويا. وهو يحمل بيانات مثل اسم البائع ورقمه الضريبي ووقت الفاتورة والمبالغ.

المرحلة الاولى والثانية

المرحلة الاولى (الاصدار) تلزم باصدار الفواتير وحفظها من نظام الكتروني مطابق. لا فواتير مكتوبة باليد، ولا ملفات Excel او Word تعدل متى شئت.

المرحلة الثانية (الربط والتكامل) تربط نظامك بمنصة فاتورة في الهيئة، وتطبق على المنشات بموجات تعلنها الهيئة. وفيها يختلف مسار الفاتورة بحسب نوعها:

• الضريبية تمر بالاعتماد: يرسلها نظامك الى المنصة، فتتحقق منها، ثم تسلمها للمشتري. لا تسلمها قبل الاعتماد.
• المبسطة تمر بالابلاغ: تسلمها للعميل فورا، ثم يبلغ بها نظامك المنصة خلال ٢٤ ساعة من اصدارها.

شرحنا خطوات الربط واسباب الرفض في مقال المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية.

مثال بالارقام

منشاة خدمات تصدر فاتورة ضريبية لشركة مسجلة في الضريبة. في الفاتورة بندان:

الاجمالي قبل الضريبة ٣٤٠٠ ريال. والضريبة ٥١٠ ريال. والاجمالي شاملا الضريبة ٣٩١٠ ريال. لاحظ ان الخصم يطرح قبل حساب الضريبة. فالضريبة على ٢٨٠٠ لا على ٣٠٠٠.

وفوق البنود تظهر بيانات الطرفين كاملة: اسم المنشاتين ورقماهما الضريبيان وعنواناهما. ثم رقم الفاتورة التالي في التسلسل، وتاريخ الاصدار ووقته، وتاريخ التوريد اذا كانت الخدمة قدمت في شهر سابق. واذا كان احد البنود معفى، يظهر بنسبة صفر في عمود الضريبة مع سبب الاعفاء، ولا يدخل في مبلغ الضريبة.

ولو اصدرت المنشاة الفاتورة نفسها لفرد، تكون مبسطة. تبقى البنود والمجاميع ورمز QR، ولا تلزم بيانات المشتري.

اخطاء شائعة

• رقم ضريبي ناقص او خاطئ للمشتري: اشهر سبب لرفض الفاتورة الضريبية. تحقق منه قبل اول فاتورة للعميل، لا بعد الرفض.
• عنوان غير مكتمل: عنوان بلا رقم مبنى او رمز بريدي صحيح.
• فئة ضريبة خاطئة: بند معفى او بنسبة صفر يصدر بنسبة ١٥٪، او العكس. كل بند بفئته الصحيحة وسببها.
• تعديل فاتورة صدرت: فتح الفاتورة وتغيير مبلغها او بنودها. هذا لا يجوز، والتصحيح باشعار.
• فجوات او تكرار في الترقيم: مثل حذف فاتورة من وسط التسلسل، او رقمين لفاتورتين مختلفتين.
• تاريخ خاطئ: فاتورة بتاريخ مستقبلي، او بتاريخ قديم لتدخل في فترة سابقة.
• اخطاء التقريب: مجموع ضرائب البنود لا يساوي ضريبة الاجمالي. احسب الضريبة على الصافي وقرب لاقرب هللة.

ولحساب ضريبة مبلغ استعمل حاسبة ضريبة القيمة المضافة، ولاستخراجها من مبلغ شامل حاسبة الضريبة العكسية.

كيف تصحح فاتورة صدرت

القاعدة بسيطة: الفاتورة التي صدرت لا تعدل ولا تحذف. اذا احتجت تصحيحها تصدر مستندا جديدا يشير اليها:

• الاشعار الدائن ينقص الفاتورة: مرتجع، او خصم لاحق، او مبلغ زائد صدر خطا. ويمكن ان يلغي الفاتورة كلها.
• الاشعار المدين يزيد الفاتورة: بند نسي، او مبلغ صدر اقل من الصحيح.

كل اشعار يذكر رقم الفاتورة الاصلية وسبب التصحيح. ويتبع نوع الفاتورة الاصلية: اشعار لفاتورة ضريبية يمر بالاعتماد، واشعار لمبسطة يبلغ به.

والاشعار يدخل في اقرار الفترة التي صدر فيها. فالدائن ينقص ضريبة المخرجات، والمدين يزيدها. واذا كان الخطا في بيانات المشتري، مثل رقمه الضريبي، تصدر اشعارا دائنا يلغي الفاتورة، ثم فاتورة جديدة بالبيانات الصحيحة.

قائمة فحص قبل ارسال الفاتورة

كيف يساعدك مكين

في مكين للمحاسبة والفوترة صممنا الفاتورة لتخرج صحيحة دون ان تحفظ هذه القائمة:

• ترقيم تلقائي متسلسل لا تكرار فيه ولا فجوات.
• بيانات العميل تحفظ مرة واحدة: الرقم الضريبي والعنوان، وتظهر في كل فاتورة له.
• رمز QR يولد مع كل فاتورة.
• الضريبة لكل بند بفئتها، والمجاميع تحسب بالهللات.
• حالة كل فاتورة امامك: معتمدة، او مبلغة، او مرفوضة مع سببها.
• الاشعار الدائن والمدين يصدر من الفاتورة الاصلية بسبب مكتوب، ولا تعديل لفاتورة صدرت.
• الربط بالمرحلة الثانية برمز OTP من بوابة فاتورة، باسم منشاتك ورقمها الضريبي.

الخلاصة

حدد نوع الفاتورة من المشتري. اكمل بيانات الطرفين قبل الاصدار. رقم بالتسلسل، وضع لكل بند فئة ضريبته الصحيحة. ولا تعدل فاتورة صدرت، بل صححها باشعار يشير اليها. وللقائمة الرسمية والتفاصيل الفنية ارجع الى موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.