برنامج محاسبة لمكاتب المحاماة والاستشارات القانونية

مكتب المحاماة منشاة خدمات، لكن محاسبته ليست كمحاسبة اي منشاة خدمات. فيه اموال للعملاء لا تخص المكتب، واتعاب بنماذج مختلفة، وفواتير مربوطة بعقود وقضايا. برنامج المحاسبة العام يغطي القيود والضريبة، لكنه لا يعرف القضية ولا العميل ولا ناجز. هذا المقال يعرض ما يحتاجه المكتب فعلا من برنامج المحاسبة.

ومكتب الاستشارات القانونية قريب منه، لكن حاجته مختلفة. فاذا كنت تبحث عن برنامج محاسبة للاستشارات القانونية، فاقرا القسم الخاص به في اخر المقال: العقود والساعات والتحصيل والضريبة.

امانات العملاء: مال ليس للمكتب

كثيرا ما يودع العميل مبلغا لدى المكتب: رسوم، او مصروفات خبرة، او مبلغ تسوية يصرف للطرف الاخر. هذا المال ملك العميل حتى يصرف له او يحول للاتعاب بموافقته. اذا سجل ايرادا فالقوائم تبالغ في الدخل، والضريبة قد تحسب على مال ليس للمكتب، وكشف حساب العميل يضيع.

ما يحتاجه المكتب هنا:

• حساب التزام للامانات منفصل عن الايرادات، ويفضل حساب بنكي مستقل لها.
• رصيد لكل عميل: ايداعات وصرف وتحويل للاتعاب، ولا يصرف للعميل اكثر من رصيده.
• كشف يرسل للعميل يبين اين ذهب ماله.

نماذج الاتعاب الثلاثة

المكاتب في المملكة تعمل عادة باحد هذه النماذج او بمزيج منها:

الاتعاب الثابتة

مبلغ متفق عليه للقضية او للخدمة، يدفع مرة او على اقساط. كل قسط يصدر بفاتورة عند استحقاقه، ويتابع سداده.

اتعاب النجاح

نسبة من المبلغ المحكوم به او المحصل فعلا، بحسب العقد. لا تعد ايرادا قبل تحقق الشرط. وعند صدور الحكم او التحصيل تحسب النسبة وتصدر الفاتورة. البرنامج يجب ان يحفظ النسبة والاساس في العقد، فلا تحسب يدويا كل مرة.

الاتعاب الشهرية (الاستشارات المستمرة)

اشتراك شهري لعميل دائم، غالبا شركة. يحتاج فواتير متكررة تصدر تلقائيا كل شهر، وتنبيها عند التاخر.

الفوترة من العقد لا من الصفر

في المكتب تبدا العلاقة المالية من عقد الاتعاب. اذا كان العقد في البرنامج باقساطه وتواريخها، فالفاتورة تصدر من القسط بضغطة، والسداد يسجل على القسط والفاتورة معا، ويظهر للمحامي والمحاسب ما استحق ولم يسدد. بلا هذا الربط يعيش المكتب على جدولين: جدول العقود وجدول الفواتير، ولا يتطابقان ابدا.

ضريبة القيمة المضافة على الخدمات القانونية

الخدمات القانونية خدمة خاضعة للضريبة بالنسبة الاساسية ١٥٪. والمكتب الذي تتجاوز توريداته الخاضعة حد التسجيل الالزامي (٣٧٥ الف ريال سنويا) يلزمه التسجيل، ثم اصدار فواتير الكترونية مطابقة والربط بمنصة فاتورة متى بلغه موعد موجته.

وبعض الحالات لها احكام خاصة، مثل الخدمة لعميل خارج المملكة، والمصروفات التي يدفعها المكتب باسم العميل ونيابة عنه. حكم هذه الحالات يحدده النظام ولائحته وادلة الهيئة، فراجعها في موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك او مع مستشارك الضريبي. ولحساب ضريبة اتعاب بسرعة استعمل حاسبة ضريبة القيمة المضافة.

وشرحنا متطلبات الربط في مقال المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية.

ربط القضايا بالفوترة

السؤال الذي يساله الشريك دائما: كم كسبنا من هذا العميل؟ وكم صرفنا على هذه القضية؟ الجواب يحتاج ان تكون الفاتورة والمصروف والعقد مربوطة بالعميل والقضية. عندها ترى ربحية كل قضية، وكشف حساب كل عميل، والمصروفات القابلة لاعادة الفوترة التي لم تحمل على العميل بعد.

ناجز: مصدر القضايا

القضايا والجلسات والاحكام في ناجز. اذا ادخلها المكتب يدويا في برنامج اخر فهي متاخرة دائما وناقصة احيانا. والربط مع ناجز يجعل القضية في البرنامج كما هي في ناجز، فتربط بها العقد والفاتورة دون ادخال. ويفيد المحاسبة مباشرة: صدور حكم لصالح العميل يعني ان اتعاب النجاح قد استحقت.

المصروفات القابلة لاعادة الفوترة

المكتب يدفع احيانا مصروفات تخص قضية عميل: ترجمة، او تنقل، او اتعاب خبير. اذا لم تسجل مربوطة بالعميل والقضية فانها تنسى ولا تحمل عليه. البرنامج المناسب يسمح بوسم المصروف «قابل لاعادة الفوترة»، ثم يقترحه بندا في فاتورة العميل التالية، ويمنع تحميله مرتين.

التقارير التي يحتاجها الشريك

• اعمار الذمم: كم على كل عميل، ومنذ متى تاخر. فالتحصيل في المكاتب هو المشكلة الاولى غالبا.
• المستحق خلال الشهر: اقساط العقود التي تستحق قريبا، لتتابع قبل ان تتاخر.
• الايراد بحسب المحامي او القسم: لتعرف اين يتركز العمل.
• ربحية القضية والعميل: الاتعاب مقابل المصروفات المرتبطة بها.
• رصيد الامانات لكل عميل: ويجب ان يطابق رصيد حساب الامانات في البنك.

الرواتب والزكاة: المكتب منشاة ايضا

للمكتب موظفون ورواتب وتامينات ومكافاة نهاية خدمة، مثل اي منشاة. ومخصص نهاية الخدمة التزام يكبر كل شهر، فسجله شهريا ولا تنتظر يوم الاستحقاق. ولتقدير مكافاة موظف استعمل حاسبة نهاية الخدمة.

وفي نهاية السنة يحتاج المكتب قوائم مالية واقرارا زكويا. اذا كانت امانات العملاء مفصولة والاتعاب مسجلة عند استحقاقها، تخرج القوائم من الدفتر مباشرة. ولتقدير اولي للزكاة استعمل حاسبة الزكاة التقديرية، والحساب الملزم هو الاقرار الزكوي.

مكاتب الاستشارات القانونية: محاسبة بلا قضايا

كثير من المكاتب تعمل بالاستشارات وحدها، او تجعلها اغلب عملها: راي قانوني، ومراجعة عقود، وصياغة لوائح، واستشارات مستمرة لشركات. هنا لا توجد قضية تربط بها الفاتورة، ولا جلسات ولا احكام. فما يحتاجه برنامج محاسبة لمكاتب الاستشارات يختلف في اولوياته.

الفرق بين مكتب له قضايا ومكتب استشارات

عقود الاستشارة: شهرية وثابتة وبالساعات

عقد الاستشارة هو مصدر كل فاتورة. وله غالبا احد ثلاثة اشكال:

• اشتراك شهري: مبلغ ثابت كل شهر مقابل استشارات مستمرة. يحتاج فاتورة تصدر تلقائيا في موعدها، لا يدويا.
• مبلغ ثابت لكل مهمة: مراجعة عقد او مذكرة راي بسعر متفق عليه. تصدر الفاتورة عند التسليم، او نصفها مقدما والباقي عند التسليم بحسب العقد.
• بالساعات: سعر للساعة في العقد. تسجل الساعات لكل عميل ومهمة، ثم تصدر فاتورة دورية بعددها، ويرفق بها كشف الساعات.

وبعض العقود تجمع بينها: اشتراك شهري يشمل عددا من الساعات، وما زاد عليها بسعر الساعة. البرنامج المناسب يحفظ هذه الشروط في العقد، فلا يحسبها المحاسب يدويا كل شهر.

الفوترة الالكترونية للاستشارات

فاتورة الاستشارة فاتورة ضريبية عادية. تصدر الكترونيا من نظام مطابق، وتربط بمنصة فاتورة متى بلغ المكتب موعد موجته. واغلب عملاء الاستشارات شركات، فالفاتورة لهم فاتورة ضريبية فيها اسم العميل ورقمه الضريبي وعنوانه، لا فاتورة مبسطة. وتفاصيل الحقول في مقال كيف تصدر فاتورة ضريبية صحيحة.

ضريبة القيمة المضافة على الاستشارات القانونية

الاستشارة القانونية خدمة خاضعة بالنسبة الاساسية ١٥٪، مثل بقية الخدمات القانونية. وحد التسجيل الالزامي نفسه: ٣٧٥ الف ريال من التوريدات الخاضعة سنويا. والاستشارة لعميل خارج المملكة لها احكام خاصة، فراجعها في موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك او مع مستشارك الضريبي.

وانتبه في العقود الشهرية الى سؤال واحد: هل المبلغ شامل الضريبة ام قبلها؟ اكتب ذلك في العقد صراحة. واذا كان شاملا فاستخرج الضريبة منه بـحاسبة الضريبة العكسية.

تتبع التحصيل

في مكتب الاستشارات لا يوجد حكم ينتظره العميل ليدفع. والفواتير الشهرية الصغيرة تتراكم دون ان يلاحظها احد. لذلك يحتاج المكتب:

• اعمار الذمم لكل عميل: ما استحق ولم يسدد، ومنذ متى.
• تذكير بالفواتير المتاخرة قبل ان تصير شهرين وثلاثة.
• كشف حساب يرسل للعميل، فيه الفواتير والسداد والرصيد.
• تسجيل السداد على الفاتورة نفسها، حتى الجزئي منه.

ما يحتاجه برنامج محاسبة للاستشارات القانونية

• عقود باشتراك شهري ومبلغ ثابت وساعات، والفاتورة تصدر من العقد.
• فواتير متكررة تصدر في موعدها كل شهر.
• فوترة الكترونية مطابقة ومربوطة بمنصة فاتورة.
• ضريبة القيمة المضافة محسوبة على كل فاتورة، واقرار يخرج من البيانات نفسها.
• اعمار الذمم وكشف حساب لكل عميل.
• ربحية العميل: الاتعاب مقابل ساعات الفريق ومصروفاته.

اخطاء شائعة في محاسبة المكاتب

• تسجيل ايداع العميل للرسوم ايرادا، ثم دفع ضريبة على مال ليس للمكتب.
• اصدار فاتورة اتعاب النجاح قبل تحقق شرطها، ثم الغاؤها باشعار دائن.
• عقود في ملفات Word لا يعرف المحاسب اقساطها، فلا تصدر فواتيرها في وقتها.
• مصروفات قضايا تدفع من حساب المكتب ولا تحمل على العميل.
• عدم مطابقة رصيد الامانات في الدفتر مع رصيد حسابها في البنك كل شهر.
• في الاستشارات: عقد شهري بلا فاتورة متكررة، فتنسى فاتورة شهر او اكثر.
• في الاستشارات: ساعات منجزة لا تسجل، فلا تفوتر ابدا.

كل خطا من هذه يمكن منعه في البرنامج نفسه، لا بالتذكير والمراجعة اليدوية.

قائمة فحص لمكتب المحاماة او الاستشارات

مكين: نسختان لحاجتين

مكين لمكاتب المحاماة صمم لهذه الحاجات تحديدا. يربط المكتب بناجز عبر نفاذ فتتحدث القضايا والجلسات والاحكام والمذكرات تلقائيا. وفيه العقود باتعابها الثابتة والنجاح والشهرية واقساطها، والفوترة الالكترونية من القسط، وامانات العملاء بدفتر لكل عميل، وتنبيهات واتساب للجلسات والاحكام، وبوابة للعميل.

اما المنشاة غير القانونية التي تحتاج المحاسبة والفوترة وحدها، فلها مكين للمحاسبة والفوترة: فواتير مربوطة بالهيئة، ودفتر قيود، واقرار الضريبة، ورواتب، ومخزون.

ومكتب الاستشارات يختار بحسب عمله. اذا كان له قضايا الى جانب الاستشارات فنسخة المحاماة تجمع الاثنين. واذا كان بلا قضايا فقد تكفيه نسخة المحاسبة والفوترة. اطلب عرض سعر ونساعدك في الاختيار.

واذا كان مكتبك مكتب توثيق لا محاماة، فحاجته غير ذلك: فاتورة لكل معاملة، وتحصيل نقدي وبالشبكة، واقفال يومي. شرحناها في مقال برنامج محاسبة لمكاتب كتابة العدل والموثقين المرخصين.

الخلاصة

افصل امانات العملاء عن الايراد. واجعل العقد مصدر الفاتورة. واربط كل فاتورة ومصروف بالقضية. واجعل ناجز مصدر القضايا لا الادخال اليدوي. هذه الاربعة هي الفرق بين برنامج محاسبة عام وبرنامج يفهم مكتب المحاماة.

ومكتب الاستشارات اولوياته غير ذلك: عقد واضح الشروط، وفاتورة تصدر منه في موعدها، وساعات تسجل ولا تضيع، وتحصيل يتابع كل شهر.