برنامج محاسبة لمكاتب كتابة العدل والموثقين المرخصين
فريق مكين ·
كثير ممن يبحث عن «برنامج محاسبة لمكاتب كتابة العدل» يقصد مكتب الموثق المرخص. كتابات العدل جهات حكومية تتبع وزارة العدل. اما مكتب الموثق فمنشاة خاصة ترخصها الوزارة لتقديم خدمات التوثيق، مثل الوكالات والاقرارات والعقود.
والمعاملة نفسها تنجز في الانظمة الالكترونية لوزارة العدل. لكن المكتب منشاة تجارية ايضا: عنده ايراد وفواتير وضريبة وموظفون وحساب بنكي. هذا المقال عن هذا الجانب: ما يحتاجه مكتب التوثيق من برنامج المحاسبة والفوترة.
ما الذي يميز محاسبة مكتب التوثيق؟
مكتب التوثيق يشبه منشات الخدمات السريعة اكثر مما يشبه مكتب المحاماة:
- معاملات كثيرة صغيرة: عشرات الخدمات في اليوم، كل واحدة بمبلغ صغير.
- اغلب العملاء افراد: ياتي العميل مرة واحدة ويدفع في نفس اليوم.
- الدفع فوري: نقدا او بالشبكة او بتحويل، لا اقساط ولا عقود طويلة غالبا.
- بعض العملاء شركات: تطلب فاتورة ضريبية باسمها، وقد تدفع بتحويل لاحقا.
فالبرنامج المناسب يجعل الفاتورة سريعة، والتحصيل واضحا، واقفال اليوم سهلا.
فاتورة لكل خدمة توثيق
كل معاملة يقبض عنها المكتب مبلغا تحتاج فاتورة: وكالة، او اقرار، او عقد، او اي خدمة اخرى يقدمها المكتب. والاسهل ان تعرف هذه الخدمات مرة واحدة في البرنامج، كل خدمة باسمها وسعرها وفئة ضريبتها. ثم تختارها في الفاتورة بدل كتابتها كل مرة.
هذا يوحد الاسماء في الفواتير، ويمنع اخطاء السعر والضريبة، ويخرج لك تقريرا بعدد كل خدمة وايرادها في الشهر. والسعر الذي تضعه لكل خدمة يحدده مكتبك في حدود الانظمة والتعليمات المنظمة لعمل الموثق، فراجعها لدى وزارة العدل.
ضريبة القيمة المضافة على خدمات التوثيق
اذا كان المكتب مسجلا في الضريبة فخدماته خاضعة في الغالب بالنسبة الاساسية ١٥٪، مثل اغلب الخدمات. والتسجيل الزامي اذا تجاوزت توريداته الخاضعة ٣٧٥ الف ريال سنويا. والمكتب المسجل يصدر فواتير بالضريبة، ويقدم اقرار ضريبة القيمة المضافة في موعده.
وانتبه الى سؤال واحد: هل السعر المعلن للعميل شامل الضريبة ام قبلها؟ حدده وطبقه على كل الخدمات. واذا كان شاملا فاستخرج الضريبة منه بـحاسبة الضريبة العكسية. ولاضافة الضريبة الى سعر استعمل حاسبة ضريبة القيمة المضافة.
واذا دفع المكتب مبلغا باسم العميل ونيابة عنه، فلهذه الحالة احكام خاصة في الضريبة. لا تخلطها بالايراد قبل ان تتحقق من حكمها في موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك او مع مستشارك الضريبي.
الفاتورة الالكترونية والمرحلة الثانية
المكتب المسجل في الضريبة خاضع للفوترة الالكترونية مثل اي منشاة. في المرحلة الاولى يصدر فواتيره من نظام الكتروني مطابق برمز QR، لا من دفتر يدوي ولا من ملف Excel. وفي المرحلة الثانية يربط نظامه بمنصة فاتورة في الهيئة متى بلغه اشعار موعد موجته.
- العميل الفرد تصدر له فاتورة مبسطة، وتبلغ بها المنصة بعد تسليمها.
- العميل الشركة المسجلة تصدر لها فاتورة ضريبية باسمها ورقمها الضريبي وعنوانها، وتعتمدها المنصة قبل تسليمها.
ونوع الفاتورة يحدده العميل لا المبلغ. شرحنا خطوات الربط واسباب الرفض في مقال المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية، والحقول الالزامية في مقال كيف تصدر فاتورة ضريبية صحيحة.
التحصيل: نقد وشبكة وتحويل
في مكتب التوثيق يدفع العميل غالبا عند الخدمة. لكن طرق الدفع مختلفة، ولكل طريقة مسار في الدفاتر:
- النقد يدخل الصندوق. ويجب ان يطابق رصيد الصندوق في البرنامج ما في الدرج اخر اليوم.
- الشبكة تصل البنك لاحقا، غالبا مجمعة ليوم او اكثر، وقد تخصم منها رسوم بحسب اتفاقك مع البنك.
- التحويل يصل البنك باسم المحول، وقد يكون الاسم غير اسم العميل في الفاتورة.
لذلك سجل كل سداد على فاتورته مع طريقته والحساب الذي دخل فيه: الصندوق او البنك. بهذا تعرف في اي لحظة ما قبض نقدا وما ينتظر وصوله للبنك.
كشف البنك ومطابقته
مطابقة البنك هي المكان الذي تظهر فيه الفروقات. ايداع الشبكة مبلغ واحد مقابل عشرات الفواتير، والتحويل باسم لا تعرفه، والرسوم البنكية تخصم بلا فاتورة. فاذا لم تطابق كل شهر تتراكم الفروقات حتى يصعب تفسيرها.
ما يحتاجه المكتب هنا:
- رفع كشف البنك كما يصدره البنك، بدل ادخال الحركات يدويا.
- اقتراح الفاتورة او الدفعة المطابقة لكل سطر، ولا يسجل شيء قبل موافقتك.
- تسجيل رسوم البنك والشبكة مصروفا، لا تركها فرقا بلا تفسير.
- رصيد البنك في الدفتر يطابق رصيد الكشف اخر الشهر.
سجل يومي واقفال اليوم
كثرة المعاملات تجعل اليوم هو وحدة المتابعة. في اخر كل يوم يجب ان تعرف: كم فاتورة صدرت، وكم قبض نقدا، وكم بالشبكة، وكم بتحويل، وكم بقي غير مسدد. ثم تقارن النقد بالصندوق، ومجموع الشبكة بتقرير الجهاز.
هذا الاقفال اليومي يكشف الخطا في يومه، حين يكون سهل التصحيح. وانتظاره الى اخر الشهر يجعل البحث عن فرق صغير عملا طويلا.
التقارير الشهرية
- الايراد بحسب الخدمة: كم وكالة وكم عقد وكم اقرار، وايراد كل واحدة.
- التحصيل بحسب الطريقة: نقد وشبكة وتحويل، لتعرف ما يمر بالبنك وما لا يمر.
- الذمم المفتوحة: فواتير الشركات التي لم تسدد بعد، ومنذ متى.
- المصروفات: الايجار والرواتب والرسوم البنكية وغيرها.
- قائمة الدخل: الايراد ناقص المصروفات، لتعرف ربح المكتب الفعلي.
- ضريبة الفترة: ضريبة المخرجات والمدخلات، وهي ارقام الاقرار.
الرواتب والحضور
للمكتب موظفون: الموثق ومساعدوه وموظف الاستقبال. والرواتب جزء من المحاسبة: البدلات، والاستقطاعات، والتامينات الاجتماعية، وملف حماية الاجور، ومخصص نهاية الخدمة كل شهر. ومكتب التوثيق يعمل بساعات استقبال محددة، فالحضور يهمه. والافضل ان يقرا البرنامج الحضور من جهاز البصمة مباشرة، ويخرج منه التاخير والغياب الى مسير الرواتب.
ولتقدير مكافاة موظف استعمل حاسبة نهاية الخدمة.
الفرق بين مكتب التوثيق ومكتب المحاماة
كلاهما عمل قانوني، لكن محاسبتهما مختلفة:
| مكتب التوثيق | مكتب المحاماة | |
|---|---|---|
| وحدة العمل | المعاملة الواحدة: وكالة او اقرار او عقد | القضية او العقد |
| العملاء | افراد غالبا، وبعض الشركات | افراد وشركات بعلاقة طويلة |
| الفاتورة | مبسطة غالبا، وكثيرة في اليوم | ضريبية غالبا، من عقد او قسط |
| الدفع | فوري: نقد وشبكة وتحويل | اقساط واتعاب نجاح وشهرية |
| امانات العملاء | نادرة غالبا | شائعة: رسوم وتسويات |
| المشكلة الاولى | اقفال اليوم ومطابقة الشبكة والبنك | ربط الاتعاب بالقضية والتحصيل |
فاذا كان مكتبك مكتب محاماة له قضايا، فاقرا مقال برنامج محاسبة لمكاتب المحاماة والاستشارات القانونية.
اخطاء شائعة
- قبض بلا فاتورة: معاملة سريعة يقبض عنها نقدا ولا تصدر فاتورتها. فيختلف الصندوق عن الفواتير، ويختلف الاقرار عن الواقع.
- فواتير من خارج النظام: سند يدوي او ملف Excel لعميل مستعجل. هذه لا تعد فاتورة الكترونية.
- فاتورة مبسطة لشركة: الشركة المسجلة تحتاج فاتورة ضريبية باسمها ورقمها الضريبي لتخصم ضريبتها.
- الخلط في السعر: خدمة تحسب شاملة الضريبة واخرى قبلها، فتختلف الضريبة من فاتورة لاخرى.
- ايداع الشبكة بلا تفصيل: مبلغ واحد في البنك يسجل ايرادا جديدا، فيحسب الايراد مرتين.
- اهمال رسوم الشبكة: فرق صغير كل يوم يصير فرقا كبيرا اخر السنة.
- عدم اقفال الصندوق يوميا: فلا يعرف متى حدث الفرق ولا لماذا.
قائمة فحص قبل اختيار البرنامج
| ما تحتاجه | السؤال قبل الاشتراك |
|---|---|
| قائمة الخدمات | هل اعرف كل خدمة مرة واحدة بسعرها وضريبتها؟ |
| سرعة الفاتورة | هل تصدر الفاتورة المبسطة للفرد في ثوان؟ |
| الفاتورة الضريبية | هل تحفظ بيانات الشركة مرة واحدة وتظهر في كل فاتورة لها؟ |
| الفوترة الالكترونية | هل يربط بالمرحلة الثانية من حساب منشاتي، ويعرض حالة كل فاتورة؟ |
| طرق الدفع | هل يسجل السداد نقدا وشبكة وتحويلا، كل طريقة في حسابها؟ |
| البنك | هل يقرا كشف البنك ويقترح المطابقة؟ |
| اقفال اليوم | هل اعرف ما صدر وما قبض بكل طريقة في اليوم؟ |
| الاقرار | هل يعد اقرار الضريبة من الفواتير والمشتريات؟ |
| الرواتب | هل يحسب الرواتب والتامينات ونهاية الخدمة، ويقرا الحضور من البصمة؟ |
ما يقدمه مكين لمكتب التوثيق
مكين للمحاسبة والفوترة برنامج محاسبة عام للمنشات، وليس نظاما للتوثيق. لا يرتبط بانظمة وزارة العدل، ولا ينجز معاملة توثيق. لكنه يغطي الجانب المالي للمكتب:
- قائمة خدمات بسعرها وفئة ضريبتها، تختار منها في الفاتورة.
- فوترة الكترونية برمز QR، والربط بالمرحلة الثانية للفاتورة الضريبية برمز OTP من بوابة فاتورة، وحالة كل فاتورة امامك.
- تسجيل السداد على الفاتورة بطريقته، في حساب الصندوق او البنك.
- رفع كشف البنك Excel او CSV او PDF، واقتراح المطابقة لكل سطر، ولا يسجل الا ما تعتمده.
- دفتر قيود تلقائي، واقرار ضريبة القيمة المضافة بتفصيله، والقوائم المالية.
- الرواتب والتامينات ونهاية الخدمة وملف حماية الاجور، والحضور من جهاز البصمة.
السعر وما تشمله الباقة في صفحة مكين للشركات، ويمكنك التجربة مجانا قبل الاشتراك.
الخلاصة
المعاملة تنجز في نظام وزارة العدل، والمحاسبة عليك. اصدر فاتورة لكل خدمة من نظام مطابق. حدد الضريبة والسعر الشامل بوضوح. سجل كل سداد بطريقته وحسابه، واقفل اليوم، وطابق البنك كل شهر. وللمتطلبات الرسمية للفوترة والضريبة ارجع الى موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.